DeCA obligatorio el 5 de octubre: guía para empresas de transporte

El 5 de octubre de 2026 desaparece el documento de control en papel del transporte de mercancías por carretera en España. Desde esa fecha, toda operación de transporte público nacional de mercancías deberá ir acompañada del DeCA (Documento electrónico de Control Administrativo), un formato digital con requisitos técnicos muy concretos que fija el Ministerio de Transportes y Movilidad Sostenible. No hay moratoria ni periodo de gracia: quien no lo lleve, se expone a sanción desde el primer día. En Evicron ya hemos desarrollado soluciones a medida para que empresas del sector, como SBD Go o Transportes Guerrero 2015, lleguen a esa fecha con los deberes hechos.

Qué dice la ley

La obligación viene de la Ley 9/2025, de 3 de diciembre, de Movilidad Sostenible: su disposición transitoria octava dio diez meses desde la entrada en vigor para digitalizar el documento de control del transporte de mercancías —y la hoja de ruta en el transporte de viajeros—, plazo que vence el 5 de octubre de 2026. Los requisitos técnicos los concreta la Resolución de 5 de junio de 2026 de la Dirección General de Transporte por Carretera y por Ferrocarril, que sustituye a la de 2023, según anunció el propio Ministerio.

El ámbito es el transporte público de mercancías por carretera dentro de España, incluido el cabotaje que realizan aquí transportistas extranjeros. El transporte internacional queda fuera: sigue rigiéndose por el convenio CMR y su carta de porte.

Qué exige exactamente el DeCA

No basta con escanear el papel de siempre. La resolución exige un documento con estas características:

• PDF nativo digital, generado desde datos estructurados. Un escaneo o una foto del documento en papel no valen.
• Código QR integrado que apunte a una URL segura (HTTPS) desde la que descargar el documento directamente, sin usuario ni contraseña.
• Generado antes de iniciar el transporte, nunca durante ni después. Si hay cambios en la operación, hay que emitir una versión modificada con nuevo QR.
• Contenido mínimo: cargador contractual, transportista efectivo, origen y destino, fecha del transporte, matrícula del vehículo y naturaleza y peso de la mercancía.
• Conservación de un año como mínimo, tanto por el cargador como por el transportista. La URL del QR debe seguir operativa al menos siete días naturales tras finalizar el servicio.
• La firma no es obligatoria para su función administrativa; solo si el documento se usa además como contrato hará falta firma electrónica avanzada o cualificada conforme al reglamento eIDAS.

En carretera, el conductor podrá mostrar el documento en el móvil o la tableta, llevar una copia impresa o incluso llevar solo el código QR: el agente lo escanea y descarga el documento al momento.

A quién obliga y qué pasa si no cumples

La obligación de formalizar el DeCA recae a la vez sobre el cargador contractual y el transportista efectivo, con responsabilidad solidaria: la inspección puede sancionar a cualquiera de los dos si el documento no existe, se generó tarde o tiene datos incorrectos. La falta del documento o su cumplimentación incorrecta constituye una infracción grave de la LOTT, con multas que parten de los 401 € — y se cuentan por envío, no por vehículo: en un grupaje con seis expediciones, el acta puede recoger seis infracciones, como recogen medios especializados del sector (Transporte al Día).

Hay documentos alternativos válidos: el eCMR, la documentación ADR de mercancías peligrosas, la documentación SANDACH o los documentos de identificación de residuos pueden sustituir al DeCA, siempre que incluyan todos los datos obligatorios y cumplan los mismos requisitos técnicos de PDF nativo y código QR.

Cómo llegar al 5 de octubre con esto resuelto

Quedan poco más de cuatro semanas, y la experiencia con nuestros clientes del sector nos dice que el trabajo real no es “hacer un PDF con QR”, sino integrar la generación del documento en la operativa diaria sin añadir fricción al tráfico ni al conductor:

• Audita cómo generas hoy el documento de control: si sale de una plantilla de Word, un Excel o un talonario, no cumplirá.
• Comprueba qué sabe hacer tu TMS o ERP actual: algunos ya anuncian módulos DeCA; otros no llegarán a tiempo o cobrarán el módulo aparte.
• Resuelve el modo offline: el DeCA se genera antes de salir, así que el conductor debe poder mostrarlo sin cobertura; la app o el PDF descargado tienen que funcionar en ruta.
• Automatiza los cambios de operación: reprogramaciones y cambios de vehículo son el día a día del transporte, y cada uno exige regenerar el documento con nuevo QR.

Es exactamente el tipo de proyecto que hacemos en software a medida para logística y transporte: para SBD Go y Transportes Guerrero 2015 hemos construido soluciones que generan la documentación de control digital integrada en su flujo real de trabajo, en lugar de obligar al equipo de tráfico a rellenar otra herramienta más. Nuestro proceso de software a medida —sprints semanales y demo navegable en la segunda semana— encaja bien con un plazo como este: da tiempo a llegar al 5 de octubre si se empieza ya.

En resumen

El DeCA no es una recomendación: desde el 5 de octubre de 2026 es la única forma válida de documentar un transporte público nacional de mercancías, con requisitos técnicos que un papel escaneado no cumple y sanciones que se multiplican por envío. Si tu empresa carga o transporta mercancía en España, el momento de resolverlo es ahora.

¿Quieres saber cómo queda tu operativa con el DeCA y qué te falta para cumplir? Escríbenos: la primera consultoría es gratuita y respondemos en menos de 24 horas.